En 2020, Google mettait fin à sa suite d’outils G Suite pour la remplacer par Google Workspace. Le but ? Centraliser toutes les applications de productivité de la firme en un seul endroit, accessible aussi bien sur smartphone/tablette que sur PC. Voici tout ce qu’il faut savoir des applications Saas disponibles auprès de la société américaine.
Google Workspace s’adresse avant tout aux professionnels. Le géant de Mountain View propose d’ailleurs des forfaits payants qui étendent les possibilités offertes par sa suite de productivité. Nous vous donnons tous les détails dans les paragraphes suivants.
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C’est quoi Google Workspace ?
La firme américaine édite de nombreuses applications depuis des années. La plupart s’adressent aux particuliers comme aux professionnels.
Workspace est né de la volonté du géant de Mountain View de rassembler tous ces logiciels en un seul et même endroit, ou du moins de faciliter la transition de l’un à l’autre, peu importe l’appareil utilisé.
La suite applicative de Google est destinée à l’utilisation dans un cadre professionnel. La pandémie a d’ailleurs accéléré les solutions Saas à destination des entreprises de toutes tailles avec des forfaits payants qui mettent l’accent sur le stockage en ligne et les options de visio-conférence.
Combien coûte Google Workspace ? Quels sont les abonnements disponibles ?
Google Workspace s’adresse aux structures de toutes tailles. Que vous soyez entrepreneur freelance ou directeur d’un grand groupe, la suite logicielle américaine possède probablement un forfait adapté à vos besoins.
Il existe en tout quatre abonnements différents. Les prix sont donnés par mois et par utilisateur :
- Business Starter à 4.68€/mois/utilisateur (puis 5.20€/mois après 12 mois)
- Business Standard à 9.36€/mois/utilisateur (passe à 10.40€/mois après 12 mois)
- Et Business Plus à 15.60€/mois/utilisateur
- Le dernier abonnement nommé Enterprise est proposé uniquement aux plus grosses structures sur devis
Les prix réduits des forfaits Business Starter et Business Standard sont valables durant un an et pour moins de 20 utilisateurs. Ils remontent ensuite légèrement.
L’abonnement Enterprise n’est accessibles que pour les entreprises désirant enregistrer plus de 300 employés sur Workspace, alors que les forfaits Business sont limités à moins de 300 comptes.
Dans tous les cas, peu importe l’abonnement, chaque compte créé auprès de Google Workspace bénéficie d’un accès aux applications suivantes :
- Gmail
- Drive
- Meet Calendar
- Chat
- Jamboard
- Docs
- Sheets
- Slides
- Keep
- Sites
- Forms
Selon l’abonnement choisi, le stockage Cloud disponible pour chaque utilisateur varie entre 30 Go et 5 To. Les fonctions mail et visioconférence s’améliorent aussi au fil des augmentations de prix avec par exemple l’enregistrement des conférences et la possibilité de gérer plus d’intervenants en simultané.
Tous les forfaits Google Workspace sont détaillés sur la page Tarifs du site officiel. Au passage, notez qu’une période d’essai de 14 jours est disponible sur les trois forfaits Business.
Les applications Google Workspace
Voyons maintenant quelles applications sont disponibles dans la suite Saas Google Workspace. Nous les avons classées par catégories afin de simplifier votre recherche.
Communication
Gmail
Gmail est l’application de mailing créée par Google. Lancée en 2004, elle est vite devenue leader du marché avec presque 2 milliards d’utilisateurs revendiqués par la firme américaine.
Outre ses nombreux filtres, ses libellés et ses onglets, Gmail dispose d’une sécurité renforcée qui en fait une solution parfaitement adaptée aux entreprises. Les utilisateurs bénéficient ainsi d’un outil de courriel très efficace, lié à diverses applications de communication centralisées au sein d’une même interface.
En tant que solution Saas, Gmail offre une disponibilité maximale. Des sauvegardes automatiques sont réalisées régulièrement. De plus, la grande efficacité du machine learning de Google permet un blocage de plus de 99% des attaques par fishing, ransomware et spam.
Chat
Intégré à Gmail ou fonctionnant en temps qu’application autonome, Google Chat est le compagnon idéal pour communiquer avec efficacité au sein de l’entreprise. Cette application vient en remplacement du vénérable Hangouts.
Ce système de messagerie instantané permet de discuter entre collègues facilement. Couplé aux Espaces, Chat met à disposition des équipes des salles de discussion où la collaboration est reine.
Outre sa simplicité d’emploi, on retiendra de Google Chat son moteur de recherche très efficace. Ce dernier est idéal pour faire le tri dans les discussions et retrouver facilement d’anciens messages.
Meet
Google Meet s’est répandu comme une trainée de poudre suite à la pandémie mondiale. Pleinement intégré à Google Workspace, cette application de visioconférence est réputée pour sa fiabilité et sa simplicité de mise en œuvre.
Meet fait tout pour simplifier l’organisation de réunions. Ainsi, un simple numéro de téléphone suffit aux collaborateurs pour se connecter à un meeting en visio. Bien entendu, les conversations sont chiffrées afin d’en assurer la sécurité.
En tant que solution Saas, Meet est pleinement intégré à Google Workspace. Il est donc possible d’assister à une réunion depuis n’importe quelle application de la suite américaine comme Agenda ou Gmail. On retrouve cette flexibilité dans les plateformes compatibles : smartphone, tablette ou PC.
Organisation
Agenda
L’organisation est l’un des pivots de l’entreprise moderne. Pour ça, Google met à disposition de ses abonnés Workspace l’excellente application Agenda.
Comme son nom l’indique, cette dernière permet de noter les rendez-vous, mais pas que. Google met en effet l’accent sur l’aspect collaboratif d’Agenda. En quelques clics, il est très simple de vérifier les disponibilités des équipes, planifier des réunions ou inviter des clients à une conférence.
Google oblige, Agenda est parfaitement intégré aux autres applications de la suite Workspace. Il est ainsi possible de gérer les évènements à venir depuis Gmail, Drive ou toute autre application de la firme de Mountain View.
Drive
Chaque abonné Workspace bénéficie d’un espace de stockage Cloud dédié d’au minimum 30 Go. Selon les abonnements, ce chiffre peut monter jusqu’à 5 To, voire plus pour les structures les plus imposantes.
Accessible sur mobile, PC et navigateur, Google Drive est la solution idéale pour stocker des fichiers et les partager. Encore une fois, Google met l’accent sur la collaboration entre les équipes avec la possibilité de créer un Drive collectif.
Outre son intégration poussée avec les autres services du GAFAM, Drive est compatible avec plus d’une centaine de logiciels tiers ainsi que les plug-in Microsoft. L’ensemble bénéficie des capacités de machine learning de Google pour mettre en avant les fichiers nécessaires aux employés avant même qu’ils n’aient besoin de les rechercher.
Keep
Pour rester organisé, rien de mieux que Google Keep. Il s’agit de l’application de prise de notes créée par le géant américain.
Très simple d’emploi, Keep autorise la création de centaines de notes qu’il est bien entendu possible de partager entre collaborateurs. De nombreux filtres sont à disposition, ce qui permet une organisation par couleurs, libellés ou contenus.
Si Keep est conçue pour se synchroniser entre les divers appareils de l’utilisateur, l’application se voit aussi intégrée à Google Docs. Il est donc possible de créer des notes et de les partager directement depuis le logiciel de traitement de texte de Mountain View.
Apps Script
Voici une solution qui devrait ôter une belle épine du pied des entreprises. Grâce à Apps Script, il est possible d’étendre facilement les capacités de Workspace, sans grandes connaissances en programmation.
Orientée no code, cette solution vise à automatiser certaines tâches via des scripts : créer des publipostages, analyser des données ou envoyer des plannings automatisés. Les possibilités sont presque infinies et n’ont pour limite que l’imagination.
Outre des centaines de scripts pré-enregistrés, Apps Scripts met en avant sa très forte intégration avec les systèmes Google. De plus, cette application très pratique est compatible avec les langages web les plus répandus comme HTML, JavaScript et CSS.
Productivité
Docs, Sheets et Slides
Pour la création de documents et présentations, Google met à disposition des professionnels une suite complète composée des applications Docs, Sheets et Slides. Chacune permet respectivement de faire du traitement de texte, du tableur et des présentations.
Cette suite est la principale concurrente de Microsoft Office. Elle se démarque avec sa très forte intégration à l’écosystème Google. L’abonnement aux services Workspace autorise ainsi un coté collaboratif mis en exergue, les employés pouvant partager aisément leurs productions au sein de l’espace de travail.
Si Docs, Slides et Sheets existent en tant qu’applications distinctes, il reste possible d’y accéder via n’importe quel navigateur depuis mobile ou ordinateur. L’ensemble bénéficie bien entendu des avancées de Google en matière de machine learning et profite du Cloud pour assurer une continuité de service sans faille.
Forms
Il est important pour les entreprises de requérir régulièrement le ressenti de leurs clients sur tel ou tel produit. Pour ça, Google Forms est l’outil idéal.
Cette application est dédiée à la création de formulaires. Le processus de mise en page est simplifié à l’extrême tout en mettant des outils efficaces à disposition du gestionnaire. Le résultat final possède un bel aspect professionnel qui séduira aussi bien collaborateurs que clients.
Une fois les réponses récoltées, l’interface dédiée affiche en temps réel diverses courbes et graphiques. L’ensemble peut être remonté dans un fichier Google Sheets pour une analyse plus poussée.
Cloud Search
S’il paraît des plus simples, Google Cloud Search est certainement l’outil le plus puissant de la suite Workspace.
Comme son nom l’indique, il sert à réaliser des recherches. Cela peut concerner des documents stockés sur Drive, des mails reçus sur Gmail, etc… Tout document enregistré au sein de l’entreprise peut être accessible pour qui en possède les droits, et ceci en quelques secondes grâce à l’indexation automatisée incroyablement perfectionnée de Google.
Le gestionnaire Workspace peut bien entendu limiter les droits si nécessaire et créer des groupes qui n’ont accès qu’aux ressources qui les concernent. Cloud Search a aussi l’énorme avantage d’être intégré à presque tous les outils de Workspace, ce qui rend son accès très aisé.
Création
Sites
Créer un site internet performant d’aspect professionnel n’a jamais été aussi simple qu’avec Google Sites. Et pas besoin de connaissances en programmation pour obtenir un résultat propre !
Sites est un service Saas intégré à Workspace qui fonctionne en WYSIWYG. Il suffit de faire glisser les blocs pour les agencer en quelques secondes. L’affichage s’adaptera ensuite automatiquement à la plateforme utilisée, que ce soit sur un grand écran de PC ou l’affichage réduit d’un smartphone.
Google Sites est d’ailleurs conçu pour le travail collaboratif en temps réel. Tout comme la plupart des applications de Workspace, chaque employé peut modifier le site et voir en même temps les travaux de ses collègues au sein de l’interface.
Jamboard
Avec Jamboard, le bon vieux tableau blanc peut tirer sa révérence en toute quiétude. C’est l’outil parfait pour les séances de brainstorming, propulsé par la puissance du Cloud Google.
Jamboard est avant tout un grand écran tactile de 55’’ fourni avec deux stylets, une gomme et un support mural. L’écran peut gérer jusqu’à 16 points de contact en simultané. Le processeur embarqué sait reconnaitre les formes et l’écriture manuscrite pour une mise en page plus efficace lors de la créations de « Jams ».
Comme toujours, l’intégration à Workspace est l’une des points forts du Jamboard. Les collaborateurs peuvent ainsi ajouter leurs propres idées via l’application mobile dédiée, importer des documents depuis Docs, Sheets ou Slides ou encore des images via Drive.